Bỏ nhập liệu thủ công giữa các phần mềm
Đồng bộ dữ liệu tự động là cách bỏ nhập liệu thủ công giữa các phần mềm. Đơn hàng nhập vào phần mềm bán hàng, rồi nhập lại vào kế toán, rồi nhập tiếp vào kho. HC Data Gateway tự động chuyển dữ liệu giữa các phần mềm, để mỗi con số chỉ cần nhập một lần.
Năng lực đồng bộ dữ liệu của HC Data Gateway
các nhóm phần mềm được hỗ trợ
đồng bộ đọc và ghi dữ liệu
thời gian triển khai kết nối đầu tiên
hình thức triển khai
Hành trình 3 bước
HC Connect + HC Sync
HC Connect lấy dữ liệu từ phần mềm nguồn, HC Sync chuẩn hoá và ghi sang phần mềm đích theo quy tắc nghiệp vụ của doanh nghiệp. Mọi lần đồng bộ đều được ghi nhật ký, nên luôn tra cứu được dữ liệu đi từ đâu, lúc nào. Đây là mô hình tích hợp dữ liệu (data integration) phổ biến trong doanh nghiệp.
- 01
Khảo sát luồng dữ liệu
Xác định dữ liệu nào đang phải nhập trùng, ở phần mềm nào, ai nhập, mất bao lâu.
- 02
Kết nối & cấu hình quy tắc
Kết nối các phần mềm, thiết lập quy tắc khớp mã khách hàng, mã hàng, tài khoản kế toán.
- 03
Tự động đồng bộ
Dữ liệu phát sinh ở đâu tự động cập nhật sang các phần mềm liên quan; lỗi được cảnh báo để xử lý.
Giá trị của đồng bộ dữ liệu cho từng nhóm người dùng
Cho ban lãnh đạo
- Giảm chi phí nhân sự nhập liệu, đối chiếu
- Số liệu khớp giữa bán hàng, kho và kế toán
- Báo cáo có sớm hơn, không chờ cuối tháng
- Giảm rủi ro sai sót do nhập tay
Cho bộ phận vận hành / IT
- Không còn nhập một chứng từ nhiều lần
- Cảnh báo ngay khi dữ liệu không khớp
- Giữ nguyên phần mềm đang dùng
- Nhật ký đồng bộ để tra cứu và kiểm tra
Hệ thống & nguồn dữ liệu được kết nối
Phần mềm bán hàng
Đơn hàng, khách hàng, thanh toán.
Website & sàn TMĐT
Đơn online, trạng thái giao hàng.
Phần mềm kế toán
Chứng từ, hoá đơn, công nợ.
ERP
Đơn bán, đơn mua, tồn kho.
Phần mềm kho (WMS)
Nhập, xuất, tồn theo vị trí.
CRM
Khách hàng, cơ hội, hợp đồng.
Hoá đơn điện tử
Dữ liệu hoá đơn đã phát hành.
File Excel
Dữ liệu từ đối tác, chi nhánh.
4 mức độ tự động hoá dữ liệu
Đồng bộ hai chiều
Dữ liệu tự động cập nhật qua lại giữa các phần mềm, có kiểm soát lỗi.
Tự động một chiều
Dữ liệu tự chuyển từ phần mềm này sang phần mềm kia.
Bán tự động
Xuất file Excel rồi nhập vào phần mềm khác.
Nhập tay
Nhân viên gõ lại cùng một dữ liệu vào nhiều phần mềm.
Lợi thế khi triển khai cùng HCSoft
Không thay phần mềm
Kết nối những gì doanh nghiệp đang dùng.
Hiểu phần mềm Việt
Ưu tiên phần mềm kế toán, ERP phổ biến tại Việt Nam.
Quy tắc theo doanh nghiệp
Khớp mã, định khoản theo cách bạn đang làm.
Bắt đầu nhỏ
Kết nối 2 phần mềm trước, mở rộng sau.
Tính năng đồng bộ dữ liệu chi tiết
Cho ban lãnh đạo & quản lý
Đồng bộ đơn hàng & chứng từ
- Đơn bán hàng thành chứng từ kế toán
- Phiếu nhập, xuất kho cập nhật ERP
- Thanh toán khớp công nợ
- Hoá đơn điện tử liên kết đơn hàng
Kiểm soát chất lượng dữ liệu
- Khớp mã khách hàng, mã hàng giữa phần mềm
- Cảnh báo dữ liệu thiếu, trùng, sai định dạng
- Hàng đợi xử lý lỗi, đồng bộ lại một chạm
- Nhật ký từng lần đồng bộ
Cho vận hành & IT
Cấu hình & quản trị
- Thiết lập quy tắc đồng bộ không cần lập trình
- Lịch đồng bộ theo phút, giờ, sự kiện
- Phân quyền người cấu hình
- Bật, tắt từng luồng đồng bộ
Mở rộng
- API mở cho phần mềm riêng
- Thêm chi nhánh, kho mới
- Kết nối thêm máy móc, IoT
- Đưa dữ liệu vào dashboard, AI
Dữ liệu đi từ đâu, tới đâu
Nền tảng công nghệ của HC Data Gateway
Bộ kết nối đa giao thức
Kết nối phần mềm qua API, cơ sở dữ liệu, file; kết nối máy móc qua giao thức công nghiệp và cảm biến.
Lớp dữ liệu chuẩn hoá
Dữ liệu từ mọi nguồn được làm sạch, gắn mã định danh chung và lưu lịch sử, sẵn sàng cho báo cáo và AI.
Xử lý gần thời gian thực
Dữ liệu được đồng bộ liên tục theo chu kỳ cấu hình được, thay vì tổng hợp cuối ngày hay cuối tháng.
Bảo mật & phân quyền
Mã hoá dữ liệu khi truyền, phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký truy cập; triển khai cloud hoặc máy chủ nội bộ.
Câu hỏi thường gặp về đồng bộ dữ liệu
Có phải thay phần mềm kế toán đang dùng không?
Không. HC Data Gateway kết nối phần mềm hiện có; chỉ cần phần mềm có API, cơ sở dữ liệu hoặc cơ chế xuất nhập dữ liệu.
Nếu đồng bộ lỗi thì sao?
Bản ghi lỗi được đưa vào hàng đợi, có cảnh báo và có thể đồng bộ lại sau khi sửa.
Bắt đầu từ đâu?
Từ luồng nhập trùng tốn thời gian nhất, thường là bán hàng » kế toán.
Các phần mềm của bạn đã “nói chuyện” với nhau chưa?
Đặt lịch 30 phút với kỹ sư giải pháp – miễn phí.