Vận hành không tiếp xúc cho chuỗi homestay StayHaven
Khoá QR, công tắc thẻ từ IoT, giám sát điện năng từng phòng và trợ lý AI qua Zalo giúp 68 phòng homestay vận hành không cần lễ tân trực đêm.
StayHaven vận hành 6 cơ sở homestay tại Đà Lạt, Hội An và Đà Nẵng với tổng 68 phòng. Mỗi cơ sở trước đây cần một nhân sự trực đêm chỉ để phát chìa khoá và xử lý vài lượt nhận phòng muộn.
Chi phí điện là khoản khó kiểm soát nhất: điều hoà tại phòng đã trả vẫn chạy nhiều giờ trước khi nhân viên buồng phòng vào dọn, và không ai biết phòng nào đang tiêu thụ bất thường cho đến khi hoá đơn về cuối tháng.
HCSOFTVN triển khai hệ sinh thái HCRENTAL: khoá QR, công tắc thẻ từ có kết nối, cảm biến điện CT clamp cho từng phòng, trợ lý AI qua Zalo, dashboard vận hành và WiFi marketing — tất cả chạy như một luồng tự động duy nhất từ lúc xác nhận đặt phòng đến khi tiếp thị lại sau check-out.
Vì sao khách hàng cần một giải pháp khác
Chi phí điện không nhìn thấy được
Hoá đơn chỉ là một con số tổng. Khảo sát ban đầu cho thấy khoảng 23% điện năng tiêu thụ tại các phòng không có khách hoặc trong khung giờ không cần thiết.
Trực đêm chỉ để phát chìa khoá
Mỗi cơ sở tốn 5–6 triệu đồng/tháng cho ca đêm, trong khi bình quân chỉ có 2–3 lượt nhận phòng sau 22 giờ. Khách đến muộn vẫn phải chờ vì nhân sự đang xử lý việc khác.
Phụ thuộc OTA, mất dữ liệu khách
Hoa hồng OTA 15–25% mỗi giao dịch, và khi khách trả phòng thì thông tin liên hệ thuộc về nền tảng. Suốt 12 tháng, StayHaven không liên hệ lại được một khách cũ nào.
Chúng tôi xây dựng thế nào
Chúng tôi bắt đầu bằng lớp không tiếp xúc: sau khi đặt phòng được xác nhận, hệ thống tự sinh mã QR có hiệu lực đúng khung giờ lưu trú và gửi qua Zalo. Khách quét mở cửa, không cần thẻ vật lý, không xếp hàng. Quản lý vô hiệu hoá mã từ xa ngay khi cần.
Trong phòng, công tắc thẻ từ IoT ghi nhận từng lần cắm/rút kèm timestamp. Khi khách rút thẻ, hệ thống chờ 5 phút rồi tắt chọn lọc điều hoà và đèn chính nhưng giữ ổ sạc, đồng thời cập nhật trạng thái phòng lên dashboard và gửi Zalo cho buồng phòng. Cảm biến CT clamp kẹp ngoài dây điện hiện có nên không phải cắt mạch hay dừng kinh doanh.
Lớp cuối là AI Concierge qua Zalo: trả lời tức thì các câu hỏi thông tin, biến yêu cầu dịch vụ thành ticket có theo dõi, và hỏi thăm trải nghiệm hai tiếng trước check-out để quản lý xử lý phản hồi xấu trước khi nó thành đánh giá 3 sao. Sau 24 giờ, Zalo Automation gửi lời cảm ơn kèm ưu đãi đặt trực tiếp cho lần sau.
Kết quả đo được sau triển khai
Giảm 29% hoá đơn điện
Tự động tắt sau khi rút thẻ cộng cảnh báo tiêu thụ bất thường đưa hoá đơn toàn chuỗi từ 96 triệu xuống còn 68 triệu đồng mỗi tháng.
Bỏ hoàn toàn ca trực đêm
Check-in QR tự phục vụ giúp cắt 6 ca đêm trên toàn chuỗi, tiết kiệm khoảng 33 triệu đồng/tháng mà không có khiếu nại nào về việc nhận phòng.
Đặt phòng trực tiếp tăng gấp 4 lần
Dữ liệu khách thu thập qua WiFi portal theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP nuôi kịch bản Zalo remarketing, nâng tỷ lệ đặt trực tiếp từ 5% lên 21%.
Phản hồi yêu cầu dịch vụ trong 4 phút
AI Concierge tiếp nhận và định tuyến ticket ngay, kéo thời gian phản hồi trung bình từ 22 phút xuống 4 phút và nâng điểm Booking từ 8,2 lên 8,7.
Nghiên cứu điển hình: Cơ sở 18 phòng tại Đà Lạt
Cơ sở Đà Lạt là nơi khó nhất: khách đến muộn nhiều, mùa lạnh khiến máy sưởi và điều hoà chạy liên tục, và nhân sự địa phương khó tuyển cho ca đêm. Đây là điểm triển khai thí điểm trong 3 tuần.
Sau hai tuần dữ liệu, dashboard chỉ ra phòng 204 tiêu thụ cao hơn 35% so với các phòng cùng loại — dấu hiệu máy lạnh cần bảo trì mà không ai phát hiện được bằng mắt thường. Bảo trì sớm giúp tránh sự cố ngay giữa mùa cao điểm lễ.
Sau 3 tháng, cơ sở này vận hành không cần lễ tân sau 21 giờ, hoá đơn điện giảm từ 26 xuống 18 triệu đồng, và 31% lượt đặt tháng thứ ba đến từ khách cũ quay lại qua Zalo. StayHaven nhân rộng mô hình ra 5 cơ sở còn lại trong 6 tuần tiếp theo.
HCRENTAL Contactless Pack cho cơ sở 20–150 phòng
Bản cốt lõi chạy trong 1–2 tuần, vận hành đầy đủ 4–6 tuần. Thời gian hoàn vốn trung bình 2–4 tháng nhờ tiết kiệm điện và chi phí nhân sự ca đêm.
- • Khoá QR + công tắc thẻ từ IoT cho từng phòng
- • Giám sát điện năng từng phòng, cảnh báo Zalo realtime
- • AI Concierge, dashboard vận hành và WiFi marketing
Cam kết triển khai
Cam kết thời gian phản hồi và khôi phục dịch vụ theo cấp độ, có phạt hợp đồng nếu vi phạm.
Giá trọn gói đã bao gồm đào tạo đội vận hành và tài liệu hoá quy trình, không phát sinh chi phí bổ sung.
Toàn bộ dữ liệu khách hàng được xử lý theo quy trình bảo mật đã chứng nhận, có kiểm toán định kỳ.
Biến vận hành hiện tại thành lợi thế dữ liệu.
Trao đổi 30 phút với kỹ sư của HCSOFTVN để phác thảo lộ trình phù hợp với quy mô và ngành nghề của bạn.
